メールアドレス「BCCではなくTO」で流出…個人情報の漏洩をあまく見ない!

この一ヶ月の間に、つまらないミスでメールアドレス流出が2件報道されました。

有名ゲームアプリのキャンペーン当選者への連絡と、大手企業の子会社?のキャンペーン応募者への連絡メールで、本来BCC(Blind Carbon Copy)に記すべきところを、TOに記載したことにより、すべてのメールに送信先へアドレスすべてが記載されてしまったというケアレスミスがありました。(共に1000件以内の流出です)

これはケアレスミスというより、たぶんよくわかっていなかったのではないかと思います。

仕事以外で、メールを使うことが減っているからでしょう。

あなたの個人情報等は大丈夫か?

前述のメールアドレス漏洩は、ゲーム等のキャンペーン参加者のメールアドレスですから、万一漏洩しても、さほど問題にはなりにくいでしょう。

もちろん、会社のメールアドレスで応募していなければですが…

しかし、単なるメールアドレスの流出でも問題になったケースがあります。

実は、知人がやらかしてしまいました。

ある病気の集団へメールを送ったのですが、先ほどと同じようにBCCに記載すべきメールアドレスを、TOへ記載してしまい、多量のメールアドレスを流出させました。

でもこれは、単にメールアドレスの流出ではことがすみません。

だって、 病気とメールアドレスがセットになってしまいますので、ちょっとしたリストですから大問題です。

案の定、メールアドレスが流出してしまった個人だけではなく、関連する各組織にお詫び安行となってしまいました。

ただ幸いにも、大規模な流出ではなく、2桁レベルの件数で済んだので、あまり表立っての大事にはなりませんでした。

「TO」と「BCC」の違いを確認…ついでに「CC」

ここでは、マナーの問題ではなく、セキュリティの問題として捉えて、ビジネス的にみるというより、機能的に説明したいと思います。

  • TO:送信先、受取人のメールアドレスであり、単数でも複数でも可能で、名前やメールアドレスも含められます。
  • CC:「Carbon Copy:カーボンコピー」TOに記載した送信先(受取人)以外にも、複製を送っておきたい場合に使用する機能で、 TOとCCに記載された送信先が全て見える状態です。
  • BCC:「Blind Carbon Copy:ブラインドカーボンコピー」TO、CCに記載された送信先(受取人)には、BCCに記載された送信先は表示されません(見えていない状況)が、BCCに記載された送信先(受取人)には、TOとCCに記載された送信先(受取人)が全て見える状態です。なお、BCCのメールアドレスが複数ある場合には、BCCで指定された各送信先について、自分以外のメールアドレスは見えません。

普通のメーラー(メールソフト)を使わないのがベスト

はじめから、何らかの集団へ送信するような場合は、一般的なメールソフトからおくることは避けるべきです。

できるからやるでは、ビジネスの場合、危険すぎる

本来ならば、そのようなミスが起きないように、何らかのメールサービスを使うべきですが、冒頭の流出事件のようにキャンペーンですので、普段から使っているわけではないから、なおさらそのようなメールサービスを利用することはないのかもしれません。

だからこそ逆に、ミスが起こるとも言えます。

ではどうするか?

一斉メール配信用の専用ソフト等がある

はじめから、冒頭のようなよくあるミスを防止するためにつくられていますので、気に入ったものがあれば試してみると良いでしょう。

あなたが、使えそうなものを利用すれば良いと思いますが、評判を見てからにしたほうが良いでしょう。(できれば、別の機会に無料で良い物があれば、オススメをご紹介します)

もちろんしっかりと、テストをしてからにしましょう。

ソフトに何らかの問題があってメールが届かないとか、文字化けするとか色々な状況で確認する必要があります。

こういう地道なことを嫌がる人が、メールアドレスなどの流出事件を起こしてしまいます。

実は、流出させた知人の場合もそうでした。

以前グループ活動をしている時に、今のLINEのようなシステムを作ってあげて、利用できるようにしたのですが、知人が運営側でしたので、めんどくさがってとうとう使われませんでした。

そして、時は10年以上過ぎて、デリケートな問題の流出を起こしてしまいました。

いつかはおきるかと思っていたら、案の定…忘れた頃に起きてしまいました。

まとめ

単にBCCとTOを間違って流出させてしまったとしても、送った内容によっては大問題に!

ある病気の集団へメールを送った際、BCCに記載すべきメールアドレスをTOへ

病気とメールアドレスがセットで、関係者には大問題ということもあります。

ケアレスミスでは済みませんので、定義の確認をしましょう。

  • TO:送信先、受取人のメールアドレス
  • CC:TOに記載した送信先以外にも、複製を送っておきたい場合に使用する機能
    TOとCCに記載された送信先が全て見える
  • BCC:TO、CCに記載された送信先には、BCCに記載された送信先は表示されない
    BCCに記載された送信先には、TOとCCに記載された送信先が全て見えるBCCのメールアドレスが複数ある場合は、BCCで指定された各送信先について、自分以外のメールアドレスは見えない

普通のメーラー(メールソフト)で多量の一斉送信は行わないようにしましょう。

何らかのメールサービスを利用するほうが良いとは思いますが、一斉メール配信用の専用ソフト等もあります。