迷惑メール対策&取引先やお客さん?からの不審なビジネスメールの対処法

最近は迷惑メールが減少傾向ではありますが、決して安心していられません。

今までのように数が多量にばらまかれるのではなく、特定の企業などに迷惑メールというよりも、ウイルスメールのような形で、送られることも多くなってきています。

今回は、会社としての対応ではなく、企業が企業として迷惑メール対策やウイルス対策を行っている前提で、その会社の社員が不審なメールを受信してしまった場合の対処方法についてのまとめです。

メール受信する前に

大企業では問題がないと思いますが、ネットの対応が弱い小規模な会社では、特に個人のレベルや考えに依存しており、驚くこともあります。

メールソフトの送受信は、「テキスト形式」で行います。

何年か前の話ですが、結構大きな会社でしたが、業務の依頼指示がわかりやすいからと、HTMLメールで送られてくるので、テキストモードで読むと、意味が通じないところがあり、電話で確認なんてこともありました。

いまさら聞けないHTMLメールがダメな理由

HTMLメールはWEBページを送るのと同じなので、リスクもありますし、相手がテキストオンリーの場合、表示がおかしくなり意味が通じない場合もありますので、避けられています。

変なメールや気になるメールを受信したら

  • 開かないで削除
    できればメールをプレビューしない
  • 開けた場合でも、触らない、クリックしない、返信しない、もちろん添付ファイルは開かないで削除
    間違っても、「このメールが不要な場合は以下のURLをクリック」などと口車に乗らないようにしてください。

取引先やお客さんと思われるところからのメールを受信したら

これは結構困るパターンです。

当たり前ですが、取引先からのメールだと思えば、基本的に開けないわけには行きません。

お客さんと思われる場合は、もっと大変かもしれません。

基本的に、開かないで削除ができずに、場合によっては、中身を確認する必要が出てしまうからです。

どんな迷惑メールなのか?
  • 添付ファイルがあり、メール文面には事案内容の説明がほとんどなく、「ファイルを確認してください。」などと行動の指示だけがあるような場合
    最近では内容まで、きちんとそれらしい文面付きで来るものもあり、判別が難しくなっている「標的型攻撃メール」もあります。
  • 上記の添付ファイルの代わりにURLが書かれていて、リンク先を開かないと内容がよくわからないような場合

上記以外のものは、企業の場合あまり迷うことはなく即削除できると思いますが、迷う場合は、一時的に他のフォルダーに移しておいて、後日状況がなにも変わらなければ、削除することにしても良いでしょう。

どう対応すればリスクを減らせるのか?

基本は削除ですが、当然それができないからどうするかということです。

本当に取引先やお客さんからのメールならば、添付したりURLを書く前に、文面で説明があるはずです。

添付ファイルやURLは補足的なものであることが大半でしょうから、メールに説明やなんのメールかわからないのは、そもそも迷惑メールと思われても仕方のないメールです。

中にはそれらしい説明文のあるメールに、添付ファイルやURLが記載してあるものもあるでしょう。

ここが今回の最大のポイントです。

気になる怪しいメール対応策
  • 特徴的な文面やタイトルを検索エンジンで検索します。
    あなたが最初のメール受信者でなければ、ネットに情報があるかもしれません。
  • 添付ファイルの「ファイル名」と「迷惑メール」または「スパムメール」などの「and」検索で該当するものがないかを調べます。
    例「領収書.zip ウイルスメール」
  • URLをクリックしないように注意してコピーし、そのURLや当該ドメインを検索して、文章の内容と関係しそうかを調べます。
    文章内容とURLの因果関係の確認。
このレベルでも迷惑メールの判定ができない場合は?

実在する人から送られてきていると思われる場合など、困ってしまうことでしょう。

ただ、その実在する人のパソコンがウイルスなどに感染して、メールソフトにあるアドレス帳のアドレスに、片っ端からウイルスメールを送っている可能性もあります。

この場合は、電話してみるに限ります。

電話連絡ができない場合は、メールに返信せずに、あなたのアドレス帳などから確認のメールを送ってください。

まとめ

基本的に迷惑メールと思われるメールを受信したら
  • 開かない

で削除

もし開けた場合でも

  • 触らない
  • クリックしない
  • 返信しない
  • 添付ファイルは開かない

で削除

取引先やお客さんと思われるところからのメールを受信したら

添付ファイルやURLが書かれていて、行動しないと内容がよくわからない

気になる怪しいメール対応策
  • 特徴的な文面やタイトルを検索エンジンで検索
  • 添付ファイルの「ファイル名」と「迷惑メール」または「スパムメール」などの「and」検索
  • URLをクリックしないよう注意してコピーし検索

これでも迷惑メールの判定ができない場合は?

それは、実在する人から送られてきていると思われる場合でしょう。

しかし、その人のパソコンがウイルスなどに感染して、片っ端からウイルスメールを送っている可能性もあります。

この場合は、電話してみるが一番ですが、電話連絡ができない場合は、メールに返信せずに、あなたのアドレス帳などから確認のメールを送ってください。